Vorgehen zur Entwickung und Freigabe der Prozesse
Entwicklung in den Spezialistengruppen
- Die Prozesse werden in der Spezialistengruppe nach folgendem Schema vorbereitet
- Einführungstext
- Qualitätsstandards mit zugehörigen Konkretisierungsfragen
- Formularvorschläge
- zugehörige Informationen und Dokumente
- Die Prozesse werden an alle Beteiligten gesendet
- Innerhalb der festgelegten Rückmeldefrist sind alle Projektteilnehmer aufgefordert Kommentare zu dem Prozess zurückzumelden
- Die Spezialistengruppe überarbeitet den Prozess unter Berücksichtigung der Rückmeldungen
- Der Prozess geht an alle Projektteilnehmer
- Die Steuerungsgruppe gibt den Prozess frei
Umgang mit Rückmeldungen zu den Kernprozessen
- Rückmeldungen während der Rückmeldefrist
- Nach Ablauf der Frist erfolgt eine Diskussion im Fachkreis und ggf. Anpassung auf Basis der Rückmeldungen
- Anschließend ggf. eine Mailrückmeldung an alle Beteiligten bzgl. der letzten Rückmeldungen
- Freigabe durch die Steuerungsgruppe und Einstellung der endgültigen Prozesse
Bedeutung der Freigabe von Prozessen
Nach Freigabe der Prozesse sind diese im Rahmen des Projektes für alle Einrichtungen verbindlich vereinbart.
Die Standards und Konkretisierungsfragen sind so für alle Kitas gültig. Alle Standards und Konkretisierungs sind Auditrelevant und müssen im Rahmen des Audits mit Dokumenten und Festlegungen beantwortet werden können.
Bearbeitung der Prozesse innerhalb der Kitas
Aufgabe der Kita ist es, das Allgemeine Handbuch des Projektes jeweils in ein Kitaeigenes Handbuch zu verwandeln. Dazu kann die Kita die WORD-Dokumente zu den Standards verwenden, um die grünen Konkretisierungsfragen zu beantworten.
Dabei kann die Kita entweder die Inhalte innerhalb des Word-Dokuments beantworten, oder auf bestehend Konzepte verweisen.